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化妝品注冊備案資料提交技術(shù)指南（試行）

為指導(dǎo)化妝品和新原料注冊人、備案人規(guī)范開展注冊備案和提交注冊備案資料，依據(jù)《化妝品監(jiān)督管理條例》《化妝品注冊備案管理辦法》《化妝品注冊備案資料管理規(guī)定》《化妝品新原料注冊備案資料管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)規(guī)定，制定本指南。

一、適用范圍

本指南適用于化妝品和新原料注冊備案相關(guān)的注冊備案用戶獲取、用戶權(quán)限開通、信息填報和資料提交等工作。

二、資料提交基本要求

（一）電子版資料

化妝品、新原料注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人和化妝品生產(chǎn)企業(yè)通過國家統(tǒng)一的化妝品、化妝品新原料注冊備案信息服務(wù)平臺（以下稱信息服務(wù)平臺），按照《化妝品注冊備案資料管理規(guī)定》《化妝品新原料注冊備案資料管理規(guī)定》等的要求，提交電子版注冊備案資料辦理注冊備案相關(guān)業(yè)務(wù)。

注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人已經(jīng)申領(lǐng)數(shù)字認(rèn)證證書（Certificate Authority，CA）的，實行電子簽章，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)資料管理規(guī)定要求，對提交的電子版注冊備案資料加蓋電子簽章。

（二）紙質(zhì)版資料

境內(nèi)的注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人或者化妝品生產(chǎn)企業(yè)通過信息服務(wù)平臺提交電子版注冊備案資料后，應(yīng)當(dāng)按照本指南的要求向注冊管理部門或者備案管理部門提交與電子版注冊備案資料一致的紙質(zhì)版注冊備案資料原件。第三方證明資料中，出具機構(gòu)已使用CA進(jìn)行簽章且能夠通過信息服務(wù)平臺有效獲取和驗證的，可免于提交；其他資料中，注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人已使用CA進(jìn)行簽章且簽章完整的，可免于提交。

（三）內(nèi)部管理責(zé)任

注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)確保其使用的計算機硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等符合信息服務(wù)平臺要求，建立注冊備案資料內(nèi)部保密管理制度，妥善保管信息服務(wù)平臺的賬號密碼和CA介質(zhì)。因操作失誤、賬號密碼泄露、CA介質(zhì)丟失等原因?qū)е碌膿p失，由注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。

三、用戶賬號領(lǐng)取與用戶權(quán)限開通

（一）賬號領(lǐng)取

境內(nèi)的注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人或者化妝品生產(chǎn)企業(yè)可登錄國家藥品監(jiān)督管理局網(wǎng)上辦事大廳，領(lǐng)取國家政務(wù)服務(wù)平臺用戶賬號。

用戶領(lǐng)取賬號后，即可登陸信息服務(wù)平臺。

（二）CA申領(lǐng)

已經(jīng)領(lǐng)取賬號的用戶完成CA申領(lǐng)和設(shè)置后，即可以在信息服務(wù)平臺使用電子簽章。電子簽章與實物印章具有同等法律效力，加蓋電子印章的電子資料合法有效，可以作為辦理政務(wù)服務(wù)事項的依據(jù)。

CA遺失或損壞的，用戶應(yīng)及時提出注銷并重新申領(lǐng)。

（三）用戶權(quán)限開通

已經(jīng)領(lǐng)取賬號的用戶，應(yīng)當(dāng)通過信息服務(wù)平臺提交電子版資料開通注冊備案用戶權(quán)限。用戶權(quán)限包括：境內(nèi)的化妝品注冊人或備案人、化妝品境內(nèi)責(zé)任人、境內(nèi)的化妝品生產(chǎn)企業(yè)、境內(nèi)的新原料注冊人或備案人、新原料境內(nèi)責(zé)任人等。

用戶收到電子版資料的審核意見后，應(yīng)當(dāng)按照本指南的要求向注冊管理部門或者備案管理部門提交紙質(zhì)版資料。其中，質(zhì)量安全負(fù)責(zé)人簡歷、質(zhì)量管理體系概述、不良反應(yīng)檢測和評價體系概述可免于提交紙質(zhì)版資料，境外生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范證明資料可以提交注冊管理部門或者備案管理部門核對后，由用戶自行存檔備查。

四、化妝品或新原料注冊備案資料提交

（一）注冊備案電子資料提交

境內(nèi)的注冊人、備案人和境內(nèi)責(zé)任人用戶辦理化妝品或者新原料注冊、備案時，應(yīng)當(dāng)首先通過信息服務(wù)平臺提交電子版注冊備案資料。

（二）注冊紙質(zhì)資料提交

申請?zhí)厥饣瘖y品和新原料注冊的，境內(nèi)的注冊人或者境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在電子版注冊資料提交后，按照本指南的要求將紙質(zhì)版注冊資料遞交至國家藥品監(jiān)督管理局行政事項受理服務(wù)機構(gòu)（以下稱受理機構(gòu)）。其中，化妝品所使用原料的原料來源和原料安全相關(guān)信息可免于提交紙質(zhì)版資料。

受理機構(gòu)收到電子版和紙質(zhì)版注冊資料后，按照《化妝品注冊備案管理辦法》的規(guī)定開展形式審查工作。

（三）備案紙質(zhì)資料提交

進(jìn)行新原料和進(jìn)口普通化妝品備案的，境內(nèi)的備案人或者境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在備案信息公布前，按照本指南的要求將紙質(zhì)版?zhèn)浒纲Y料遞交至備案管理部門。其中，化妝品所使用原料的原料來源和原料安全相關(guān)信息可免于提交紙質(zhì)版資料。

國產(chǎn)普通化妝品的紙質(zhì)版?zhèn)浒纲Y料可以由境內(nèi)的備案人或者境內(nèi)責(zé)任人存檔備查。

（四）其他要求

除注冊不予受理、終止注冊、注冊撤回等情形外，紙質(zhì)版注冊備案資料原件遞交后一經(jīng)接收不再退回。

按要求允許在已上市銷售證明文件、委托關(guān)系文件或者屬于一個集團(tuán)公司證明資料等上列明多個產(chǎn)品，且紙質(zhì)版資料原件已經(jīng)遞交同一化妝品注冊備案管理部門的，辦理其他化妝品注冊備案時，可以遞交紙質(zhì)版資料復(fù)印件，并說明原件已遞交的相關(guān)情況。

五、資料規(guī)范和制式要求

（一）資料目錄式管理

1、電子目錄樹

化妝品注冊備案資料以目錄樹形式進(jìn)行管理，用戶信息資料電子目錄樹見附表1，化妝品注冊備案資料電子目錄樹見附表2，新原料注冊備案資料電子目錄樹見附表3。除特別說明外，各電子目錄樹均根據(jù)首次注冊或備案情形下的資料項目及相關(guān)要求制定。

各資料項目總體上分為必須填報（Required, R）、適用時填報（Conditional Required, CR）兩類。注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)相關(guān)資料管理規(guī)定要求和實際情況，自行判斷是否適用。

2、紙質(zhì)原件管理

在電子目錄樹基礎(chǔ)上，通過信息服務(wù)平臺，對注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人遞交的紙質(zhì)原件進(jìn)行集成管理。為方便資料提交，在電子目錄樹中，對紙質(zhì)原件進(jìn)行初始標(biāo)記（在注冊人、備案人或境內(nèi)責(zé)任人使用CA的前提下），分為遞交（Yes, Y）、不遞交（No, N）和視情況遞交（Depending, D）。注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)相關(guān)資料管理規(guī)定要求和實際情況，自行判斷是否需要遞交紙質(zhì)原件。

（二）填報形式及要求

資料填報形式主要包括填寫（Fill In, F）、上傳（Upload, U）或關(guān)聯(lián)（Link, L）。

1、填寫（F）

以填寫形式進(jìn)行資料填報的，注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)在信息服務(wù)平臺中按照模板進(jìn)行內(nèi)容的填寫或勾選。

為方便企業(yè)填報，提高數(shù)據(jù)整體質(zhì)量，信息服務(wù)平臺中會通過嵌入或調(diào)取數(shù)據(jù)庫提供便捷操作，例如已填報內(nèi)容的后續(xù)讀取、用戶自建數(shù)據(jù)庫的調(diào)用、法規(guī)文件中目錄清單的嵌入、標(biāo)準(zhǔn)化下拉菜單等。使用這些便捷操作時，注冊人、備案人、境內(nèi)責(zé)任人應(yīng)對調(diào)取出的數(shù)據(jù)或信息進(jìn)行審核，如有必要應(yīng)當(dāng)完善修改或主動備注說明，并對最終形成的資料內(nèi)容負(fù)責(zé)。

2、上傳（U）

以上傳形式進(jìn)行資料填報的，應(yīng)符合信息服務(wù)平臺關(guān)于版本、格式、大小等方面的要求，確保內(nèi)容清晰、易于辨認(rèn)。上傳文件禁用由某種條件觸發(fā)才能實現(xiàn)的顯示或打印功能，禁用交互式表單和內(nèi)部可執(zhí)行代碼。上傳前應(yīng)逐頁調(diào)整頁面方向，確保展示的文字方向正確；外包裝展開圖片等具有多個文字方向的，應(yīng)確保主展示面或主要文字方向正確。

除信息服務(wù)平臺允許其他格式的資料項外，應(yīng)使用PDF格式文件，并盡可能使用由源文件（如WORD文件）轉(zhuǎn)化形成的PDF文件。如含無法訪問電子來源文件、需要第三方簽章文件或確不具有源文件的資料，可以是掃描后創(chuàng)建的PDF文件。掃描后創(chuàng)建PDF文件屬于紙質(zhì)文件的數(shù)字轉(zhuǎn)化，建議參考中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2017）有關(guān)要求。

3、關(guān)聯(lián)（L）

以關(guān)聯(lián)形式進(jìn)行資料填報的，用戶應(yīng)對關(guān)聯(lián)獲得或產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核。如有紙質(zhì)原件的（如注冊備案檢驗報告等），還應(yīng)對照紙質(zhì)原件進(jìn)行檢查，確保相關(guān)內(nèi)容與紙質(zhì)原件的一致性。如有必要，應(yīng)當(dāng)完善修改或主動備注說明，或?qū)υ磾?shù)據(jù)進(jìn)行更正后重新關(guān)聯(lián)。用戶對最終形成的資料內(nèi)容以及與相關(guān)紙質(zhì)原件的一致性情況負(fù)責(zé)。

（三）規(guī)范化格式建議

為方便在線審查、審評、審批，本指南提出資料的規(guī)范化格式建議。企業(yè)在提交資料時，特別是對于需上傳的由源文件轉(zhuǎn)化形成的PDF文件，建議參照以下規(guī)范化格式要求進(jìn)行準(zhǔn)備。

1、字體和版面

中文字體建議選用宋體，英文字體建議選用Times New Roman。中文正文字號不小于四號字，表格文字不小于五號字，腳注不小于五號字，英文不小于14號字。行間距離建議設(shè)為1-1.5倍。

左邊邊距應(yīng)適宜裝訂。如頁面設(shè)置為縱向，則左邊距離不小于2.5cm、上邊距離不小于2cm、其他邊距不小于1cm；如頁面設(shè)置為橫向，上邊距離不小于2.5cm、右邊距離不小于2cm、其他邊距不小于1cm。頁眉和頁腳信息應(yīng)在上述頁邊距內(nèi)顯示，保證文本在打印或裝訂中不丟失信息。

2、頁碼編制

在PDF文件中設(shè)置頁碼，建議標(biāo)識在下方正中位置。資料頁碼應(yīng)正確標(biāo)識、清晰可辨，確保通過頁碼可以定位相關(guān)信息。

3、醒目標(biāo)示

在由源文件轉(zhuǎn)化形成的PDF文件中，可通過高亮等方式，對與產(chǎn)品注冊備案高度相關(guān)內(nèi)容、需重點關(guān)注內(nèi)容等進(jìn)行醒目標(biāo)示。

六、紙質(zhì)資料途徑及相關(guān)要求

未使用CA簽章的用戶，在提交注冊備案資料時，應(yīng)首先完成全套資料內(nèi)容在信息服務(wù)平臺的填報，在完成打印蓋章、掃描回傳后，按要求將簽章齊全的全套紙質(zhì)資料提交至指定部門，主要程序如下：

（一）資料內(nèi)容填報

在信息服務(wù)平臺進(jìn)行全套資料內(nèi)容的填報，填報形式及相關(guān)要求與電子資料途徑一致。

（二）紙質(zhì)資料打印蓋章

資料內(nèi)容全部填報完畢后，從信息服務(wù)平臺打印最終版本，按照相關(guān)資料管理規(guī)定要求完成簽章，形成簽章完整的全套紙質(zhì)資料。

（三）紙質(zhì)資料掃描回傳

將簽章完整的全套紙質(zhì)資料掃描后，回傳至信息服務(wù)平臺并提交。

（四）紙質(zhì)資料提交

將紙質(zhì)資料提交至指定部門，具體參見電子資料途徑中紙質(zhì)原件的遞交。

在提交紙質(zhì)資料時，需同時提交一致性聲明，自我聲明所提交紙質(zhì)資料與信息服務(wù)平臺填報內(nèi)容的一致性，并由注冊人或備案人簽章確認(rèn)。

附表1.化妝品用戶信息相關(guān)資料電子目錄表

2.化妝品注冊備案資料電子目錄表

3.化妝品新原料注冊備案資料電子目錄表

附表1

化妝品用戶信息相關(guān)資料電子目錄表

注：①填報要求，R必須填報，CR適用時填報。

②填報形式，F(xiàn)填寫，U上傳，L關(guān)聯(lián)。

③紙質(zhì)原件（使用CA），Y遞交，N不遞交，D視情況遞交。

附表2

化妝品注冊備案資料電子目錄表

注：①填報要求，R必須填報，CR適用時填報。

②填報形式，F(xiàn)填寫，U上傳，L關(guān)聯(lián)。

③紙質(zhì)原件（使用CA），Y遞交，N不遞交，D視情況遞交。

附表3

化妝品新原料注冊備案資料電子目錄表

注：①填報要求，R必須填報，CR適用時填報。

②填報形式，F(xiàn)填寫，U上傳，L關(guān)聯(lián)。

③紙質(zhì)原件（使用CA），Y遞交，N不遞交，D視情況遞交。